Confira alguns passos da implementação de um PMO

A implementação de um PMO aumenta a taxa de sucesso dos projetos. Descubra como desenvolver o escritório na sua empresa.

O PMO, ou escritório de projetos, é uma importante estratégia para o aumento dos resultados das empresas, atuando no processo de gerenciamento e direcionamento dos projetos.

Por ser uma área estratégica, a sua implementação também pode ser percebida como um desafio para os gestores, que nem sempre sabem por onde e como iniciar o seu desenvolvimento.

Aqui nós vamos apresentar como o PMO impacta nos resultados da gestão de projetos e desenvolver um modelo de implementação que poderá ser aplicado na sua empresa.

Aproveite o conteúdo!

Como o PMO auxilia a gestão de projetos?

O PMO pode exercer diferentes responsabilidades. Isso porque existem 3 objetivos principais para a sua implantação na gestão de projetos de uma empresa.

Esses objetivos evoluem de acordo com o nível de maturidade e necessidades da empresa, sendo eles:

• Suporte: atuando de forma consultiva e oferecendo orientações sobre como as atividades e projetos devem ser executados;
• Padronização: fornecendo o apoio e controlando para que as atividades sigam o padrão determinado;
• Gerenciamento: assumindo o controle diretivo dos projetos.

Assim, a principal função do escritório de projetos em uma empresa é ser um estimulador do crescimento e evolução dos processos, com benefícios como:

• Desenvolvimento, padronização e capacitação das equipes nas metodologias;
• Acompanhamento dos resultados e ações de acordo com o desempenho dos projetos;
• Manutenção do alinhamento da comunicação entre os times;
• Alimentando e mantendo a gestão do conhecimento;
• Sendo o principal ponto de apoio e informações.

De forma resumida, ele é o principal facilitador para que os projetos alcancem a sua maior e melhor taxa de sucesso.

Passos para implantar um PMO

Existem diversas metodologias que trabalham com o processo de construção e implantação do escritório de projetos. E todas elas são direcionadas por alguns objetivos em comum, que você vai conferir a seguir.

Defina os objetivos do PMO

No processo de desenvolvimento de um PMO, é comum que gestores e empreendedores desejem pular algumas etapas e seguir diretamente para o momento de seleção das tecnologias de gerenciamento.

E é este o erro que pode definir o sucesso ou fracasso do escritório de projetos.

Isso porque, antes de escolher o como as atividades devem ser feitas, é preciso especificar qual o real objetivo do escritório, quais seus objetivos, critérios de sucesso e expectativas das partes interessadas.

Estes serão os principais direcionamentos para a construção dos processos e execução das atividades do PMO. Assim, mesmo que o escritório surja apenas para atender a uma necessidade pontual e temporária, esta definição precisa estar bem construída e compreendida pela equipe.

Desenvolva os processos

O próximo passo é realizar a definição e construção dos processos, pois eles serão a base principal para guiar o que, como, quando e quem estará executando as responsabilidades do PMO.

Este é um dos primeiros momentos em que o entendimento sobre a missão do escritório de projetos será aplicado. Afinal, somente entendendo o objetivo da sua existência é possível planejar aquilo que deve ser executado pela área.

Além disso, a definição desses processos será o ponto de partida para iniciar a padronização e treinamento da equipe nas metodologias de projetos.

Isso significa que, além de construir os processos e elaborar as metodologias, será preciso realizar a testagem e avaliação da viabilidade desses modelos. E isso pode ser feito pela realização de provas de conceito.

A partir disso, a equipe de gestão de projetos pode iniciar o estudo e pesquisa de sistemas que possam atender e automatizar o que já foi definido como processo do escritório.

Estabeleça o modelo de acompanhamento

É no processo de implantação do PMO que também devem ser definidas as ferramentas de controle e acompanhamento dos resultados das equipes.

Afinal, o objetivo central do escritório é ser um ponto de apoio para a execução dos projetos, e para isso é necessário manter o gerenciamento do desempenho dos times, entendendo suas dores, gaps e pontos de melhoria.

Dessa forma, o uso de indicadores de desempenho e métricas de acompanhamento é fundamental. Alguns exemplos de indicadores são:

• Número de erros;
• Entregas no prazo;
• Produtividade;
• Taxas de mudança;
• Orçamento gasto;
• Satisfação do cliente;
• Ocorrências.

Planeje a estrutura

Após a definição dos processos e modelos de acompanhamento, a etapa de listagem dos recursos necessários poderá ser iniciada. E quando falamos em recursos, nos referimos a:

• Pessoas;
• Estrutura física ou digital;
• Ferramentas e sistemas;
• Orçamento para o escritório de projetos.

Para identificar estes pontos, basta analisar os processos que já foram criados e filtrar tudo o que eles precisariam para serem realizados na prática.

Um exemplo prático dessa análise é o monitoramento das atividades e produtividade dos times. Já que o escritório será o responsável por manter esse acompanhamento, o uso de ferramentas como timesheets é fundamental.

Trabalhe a gestão da mudança

Por fim, o processo de implementação de um PMO sempre deve passar pelo trabalho na gestão da mudança. Assim como toda transformação, as pessoas podem apresentar alguma resistência com as novas metodologias e padrões a serem cumpridos.

Por isso, os gerentes e responsáveis pelo escritório devem buscar o desenvolvimento de uma postura de parceiros dos colaboradores, e não como “fiscalizadores” das atividades.

Além disso, é importante lembrar que o sucesso do PMO só poderá ser efetivo quando o escritório recebe o apoio das lideranças e alta gestão da empresa.

Dessa maneira, todas as suas decisões e direcionamentos precisam estar baseados no atendimento das necessidades da organização e promoção da melhoria contínua. Somente dessa forma o PMO poderá atingir o seu principal objetivo, que é impulsionar os resultados da empresa.